Wszystko, co mnie wkurza w meetupach (i jak organizować je lepiej)

Spotkania z osobami podzielającymi pasję i zaangażowanie w pewną dziedzinę jest dobrą formą spędzania czasu wolnego. Jaki jest więc mój problem z meetupami?

Zanim przejdę do wylewania swoich irytacji, kilka słów wyjaśnienia. Przede wszystkim, nie piszę tego z jednej perspektywy. Nie tylko zdarza mi się uczestniczyć w takich wydarzeniach, ale miałam również przyjemność przez ponad dwa lata prowadzić regularne, comiesięczne spotkania dla graczy i pracowników branży gier Pog(R)adajmy w Poznaniu (2014-2016). W ich organizację i prowadzenie – a przede wszystkim moderowanie – włożyłam masę serducha, sił i starań. Czasem było satysfakcjonująco, czasem męcząco, czasem ekscytująco, a czasem rozczarowująco.

Ostatecznie wyniosłam z tego doświadczenia masę nowych umiejętności. To był świetny okres, za którym, mówiąc wprost, czasami mi tęskno. Może kiedyś ponownie wypełnię tę lukę? Kto wie…

A teraz przejdźmy do sedna!

„Dzień dobry, zaczynamy za pięć minut!”, czyli o niezaczynaniu punktualnie

Chociaż zdarzało mi się za starych, dobrych czasów praktykować tą brzydką reakcję na niewypełnioną wciąż salę, dziś wiem, jakie to było słabe. Skoro ktoś, kto się spóźnia – lub nawet nie wie czy finalnie pojawi się na spotkaniu czy nie – nie szanuje mojego i innych uczestników czasu, to z jakiego powodu mam takiemu osobnikowi wychodzić naprzeciw?

Takie odwlekanie w czasie startu wydarzenia to tylko utrwalanie czyichś brzydkich nawyków. Nie przynosi nikomu korzyści.

Rozwiązanie problemu: Po prostu zaczynać zgodnie z planem. Warto przyzwyczajać uczestników już od samego początku – „Nie zjawicie się punktualnie to wiele stracicie!„.

Przedłużające się przerwy i przerwy zbyt częste

To jest coś, co działa na mnie jak płachta na byka. Sprawia, że jestem w stanie wyjść z interesującego mnie wydarzenia na długo przed jego końcem. Nie lubię przypadku, kiedy spotkanie praktycznie ma nie potrwać długo (do 2-3 godzin), nie zaplanowano też zbyt wielu prezentacji i prelegentów, jednak przepełnione jest przerwami. Za długimi i częstymi przerwami.

Skoro udaje Ci się już zebrać grupę ludzi w jednym miejscu, postaraj się o odpowiedzialne i wartościowe zagospodarowanie ich czasem, który w siebie – i w Ciebie – zainwestowali. 5, 10 minut przerwy po zaledwie 20 minutach prezentacji to kiepski pomysł. Pokażesz w ten sposób, że właściwie to treści do przedstawienia nie ma za wiele.

Problem polega też na tym, że kiedy pozwolisz raz rozejść się słuchaczom, raczej ciężko Ci będzie o ich ponowną, stuprocentową uwagę. W ciągu paru minut mogą wywiązać się angażujące rozmowy, co spowoduje, że albo ich uczestnicy przeniosą się w kompletnie inne miejsce, albo ich nieustające dialogi zaczną zakłócać część główną, zorganizowaną, kiedy już do niej wrócisz, prosząc o zajęcie miejsc.

Rozwiązanie problemu: Przyjrzyj się planowi ze szkolnego, uniwersyteckiego punktu widzenia. Nie bez powodu zajęcia trwają od 45 minut do 1,5 godziny. To idealny zakres czasu dla mówcy na wyłożenie danego tematu oraz wciąż całkiem niezły dla odbiorców, chcących się dowiedzieć czegoś praktycznego, interesującego, zachowując przy tym uwagę.

Jeżeli prowadzisz spotkanie, na którym gościć będziesz 2 prelegentów, umówcie się, aby ich prezentacje trwały nie mniej, niż pół godziny oraz do 15 minut pytań. Razem ustalcie, czy tematy będą na tyle wymagające, że będą potrzebowały między sobą przerwy. Jeśli z kolei celem meetupu jest wyłącznie wymiana zdań, również postaraj się o wypełnienie przynajmniej pierwszej godziny interesującym punktem spotkania. Możesz przykładowo narzucić temat główny.

W obu przypadkach – pokaż wartość, maksymalnie wykorzystaj okazję do dzielenia się wiedzą i doświadczeniami.

Plakietki z imionami

Oczywiście bardzo doceniam wszelkie sposoby na poznanie kreatywnych, chętnych do dzielenia się wiedzą ludzi, ale niestety mam wrażenie, że takie oblepianie się imionami niewiele pomaga.

Bardzo często po „napisach końcowych”, wszyscy i tak odkładają szklanki po piwie i ewakuują się do domu. I tym tym sposobem sama nazwa meetup traci na znaczeniu (chociaż fakt faktem przynajmniej prelegentów się odrobinę poznało).

W agendach nawet rzadko kiedy cokolwiek pojawia się w kwestii integracji, albo też integracja proponowana jest bardzo późno i na dokładkę w kompletnie innym miejscu. A ja – umęczona za długimi przerwami – nie mam ochoty czekać.

Rozwiązanie problemu: Skoro już przeznaczasz budżet na materiały papiernicze, postaraj się o czynnik, dzięki któremu nie skończą w koszu. W przeciwnym razie – po prostu zrezygnuj z plakietek. W dobie smartfonów i nowych mediów (w tym między innymi LinkedIn) można przecież wymieniać się błyskawicznie wizytówkami online. W każdym razie, nikogo nie zmuszaj do przyklejania swojego imienia na koszulce – nie dla wszystkich będzie to komfortowe, po prostu.

Nietrzymanie się planu lub… brak planu

Plan meetupu jest po to, aby potencjalni uczestnicy mogli poznać faktyczny cel i charakter spotkań. Aby dowiedzieć się, kto spotkanie będzie organizował, trzymał w kupie i dbał o uczestników oraz wartość merytoryczną. Ludzie chcą przyjść po coś – a na ogół właśnie wzbogacić się o wiedzę, rozwiązać jakieś swoje problemy z pomocą innych.

Jakiś czas temu byłam zainteresowana pewnym nowym spotkaniem dla grafików w Poznaniu. Ostatecznie jednak na nie nie poszłam, bo okazało się, że organizatorzy nie przewidują żadnej konkretnej agendy. Ot, miało się zacząć od „rozmawiania z tymi, którzy przyjdą”. Drugi raz o tym wydarzeniu już nigdy więcej nie słyszałam. Przypadek?

Rozwiązanie problemu: Jeżeli dopiero rozkręcasz spotkania, od samego początku podkreślaj na różne sposoby, że będzie warto – i że to coś więcej, niż tylko o picie piwa w miłym gronie. Myślę też, że prawdziwy sens meetupu kryje się właśnie za tą warstewką tak zwanych „konkretów”. Wydarzenie powinno mieć cel i ku niemu podążać – w gruncie rzeczy tu chodzi nie tyle co o spotkanie, a o dzielenie się doświadczeniem i umiejętnościami. Pasją. Pokaż, że ją masz!

Niekomfortowe warunki

Sama z doświadczenia wiem, jak trudno znaleźć miejsce idealne. Organizując poznańskie Pog(R)adajmy eksperymentowałam z wieloma miejscówkami. Czasem nawet trzeba było przenieść imprezę z dnia na dzień – z najróżniejszych powodów (knajpy też się zamykają, ludzi się też nie dogadują – proza życia).

Coś, co najbardziej mi przeszkadza w wydarzeniach, którym towarzyszy element prezentacyjny, to niepraktyczny układ krzeseł (na przykład bokiem do prelegenta), brak klimatyzacji, głośna muzyka, ale także dość nieatrakcyjny klimat w toalecie…

Rozwiązanie problemu: Uważnie zbadaj miejscówkę, w której planujesz prowadzić meetupy. Przyjrzyj się temu, co dzieje się w pobliżu oraz we wnętrzu, akurat w porach w jakich odbywać się będą regularne spotkania. Porozmawiaj otwarcie z właścicielami lokalu – opowiedz o swoich oczekiwaniach, obawach… ale również wysłuchaj uważnie tej drugiej strony! Bardzo często to współpraca opierająca się o szereg zasad.


W jakich meetupach bierzesz udział? Regularnie chodzisz na swoje ulubione spotkania? Co Cię zachęciło do pójścia po raz pierwszy? Daj mi znać w komentarzach, jakie wydarzenia odbywające się w Twoim mieście są warte uwagi… albo wręcz przeciwnie. Także daj znać, co Cię w nich wkurza i zaproponuj rozwiązanie!

Dodaj komentarz