Dlaczego spotkania i warsztaty projektowe z klientem to nie jest (i nie powinna być) strata czasu

Ostatnio w jednej z grup na Facebooku poszukiwałam tematów na kolejne teksty na bloga. Zostawiłam więc pytanie o to, o czym chciałbyś dowiedzieć się od projektanta interfejsów i doświadczeń. Jedna z odpowiedzi dotyczyła moich ulubionych etapów prac.

Uwielbiam między innymi początki i nawiązywanie relacji z osobą lub osobami, dla których mam zaprojektować rzeczy ładne i użyteczne. Pierwsza rozmowa przez telefon, pierwsze pytania i odpowiedzi…

Niestety, nie każdy od razu dostrzega wartość i zalety regularnych spotkań i poświęcania czasu na zadania kreatywne. Tym wpisem chcę przekonać Cię, że mają one naprawdę spore znaczenie oraz dlaczego swoją obecnością i postawą warto pokazać zaangażowanie w projekt.

Wielka moc, także niedługich, spotkań

Spotkania, w tym różnego rodzaju warsztaty czy proste, szybkie ćwiczenia, pozwalają dotrzeć do sena problemów i rozwiązać je w krótkim czasie.

Łatwiej również przekonać do swoich racji, przedstawić przykłady, profity, opcje, a przy okazji od razu rozwiać pojawiające się wątpliwości i niejasności. Nie muszę chyba przy tym wspominać, że opcja widzenia – albo przynajmniej słyszenia – drugiej strony pomaga przy budowaniu dobrych relacji i zbierania szczerego feedbacku.

Spotkanie jest o wiele bardziej efektywne, niż korespondowanie mailowe. Od razu otrzymujesz odpowiedź, reakcję, szybciej podejmiesz decyzję, od razu wymienisz się wiedzą.

Z doświadczenia i z relacji moich znajomych wiem, że ktoś, kto nie przepada za zebraniami offline lub online, najprawdopodobniej brał udział w źle poprowadzonych i nieprzemyślanych. Oczywiście nastawienie do osób z zespołu projektowego również nie pozostaje bez znaczenia (a jeżeli panuje pewien dyskomfort, to coś zdecydowanie jest nie tak i wymaga to przedyskutowania oraz poprawy).

Najczęstsze powody, dla których „nie poprowadzić spotkania”, „odwołać”, „przełożyć”? Są źle prowadzone, organizowane o złych porach, w złych terminach, np. w piątek o 16… Kiedy zespół (lub Ty, bez względu na to, którą stroną jesteś w tej sytuacji) nie przychodzi na nie przygotowani, kiedy organizator rozsyła niezbędne informacje godzinę przed spotkaniem lub jest ono technicznie nieprzygotowane. Raz na jakiś czas wpadka może zdarzyć się najlepszym, ale po prostu wystrzegaj się tych błędów!

Wszelkie rozmowy projektowe powinny odbywać się w miłej atmosferze, a każda osoba powinna być na nie przygotowania oraz mieć poczucie sensu swojej obecności (np. co powinno objawiać się w kompetencjach, decyzyjności, itd.). Dobrym pomysłem jest organizowanie spotkań na początku tygodnia i w ustalonym z wyprzedaniem terminie.

Zaangażowanie ma znaczenie

Dla mnie każde spotkanie z klientem jest ważnym momentem weryfikującym moją pracę, w tym wiedzę i umiejętności. Pozwala mi to również na sprawdzenie – nazwijmy to – poziomu zadowolenia każdej ze stron. Zależy mi na dzieleniu się swoim entuzjazmem i zaangażowaniem – a jeżeli otrzymuję to samo od drugiej strony, buduje się między nami sieć porozumienia i zrozumienia. Chęć tworzenia, projektowania i działania.

Wszystkie moje najlepsze produkty (strony, logo…) powstały właśnie dzięki takiemu zaangażowaniu. Wiele problemów udało się namierzyć i rozwiązać podczas spotkań oraz warsztatów (podczas warsztatów skupiając się stricte na dotarciu do sedna i rozłożeniu spraw na czynniki pierwsze). Zawsze praca przebiega o wiele szybciej przy regularnej wymianie zdań – każda ze stron czuje się wtedy bezpieczniej… bo widać od razu postępy i drogę do celu.

Bierzesz udział w spotkaniu? Wycisz telefon, pozamykaj aplikacje social media! Skup się w 100% na rozmowie i poprowadzeniu wydarzenia.

Jak przygotowuję się do spotkań i warsztatów oraz jak je przeprowadzam

Każdego klienta, od samego początku, od pierwszego kontaktu, staram się zachęcić do wygospodarowania około godziny czasu na wstępną rozmowę. Idealnie jest, kiedy osoba, z którą mam przyjemność współpracować, nie ma problemu z pokazywaniem siebie – na przykład via Skype – lubi też komunikację telefoniczną i SMS, regularnie sprawdza skrzynkę mailową.

Dla mnie komunikacja jest kwestią pierwszorzędną. To jednocześnie rzecz, za którą bardzo często chwalą mnie klienci. I jeden z podstawowych powodów, dla którego polecają dalej.

Przy małym projekcie, z tą drugą stroną planuję 2-3 spotkania online (w zależności od dostępności mojej oraz klienta, potrzeb, specyficzności projektu, itp.). Dajmy za przykład pracę nad logo. W tym przypadku etapy współpracy dzielę na 4, właściwie 5 (z tzw. „etapem 0”):

ETAP 0 / PRZED SPOTKANIEM Z KLIENTEM

  • Przygotowuję się do pierwszego spotkania – sprawdzam kim jest osoba, z którą będę miała przyjemność rozmawiać. Czym się zajmuje. Uważnie przyglądam się pierwszej korespondencji – bardzo często tam właśnie klient przekazuje najważniejsze informacje.
  • Zastanawiam się – jeżeli pierwsza rozmowa jest jednocześnie warsztatowa – jakie ćwiczenia wykonać z tą osobą i jakie powinny dawać rezultaty. Czy to będzie wartościowy materiał do analizy.
  • Przed spotkaniem potwierdzam termin i (jeżeli trzeba) miejsce, okoliczności, listę niezbędnych aplikacji.

Jeżeli spotkanie ma odbywać się w formie online (obecnie tak jest najczęściej), warto doprecyzować kwestie techniczne i przygotować się na różne ewentualności (np. słabe łącze). Dobrze jest mieć w zanadrzu materiały do pobrania, które ewentualnie ta druga strona będzie mogła uzupełnić/zobaczyć na swoim komputerze.

ETAP 1 / NA PIERWSZYM SPOTKANIU

  • Dużo pytam, uważnie słucham i trzymam się założonego planu oraz czasu.

Oczywiście nie każdy zawsze czuje się na pierwszym spotkaniu swobodnie, ale… najważniejsze jest tak naprawdę pozytywne nastawienie i chęć współpracy. Bardzo miłe i rozluźniające okazuje się przedstawienie się nawzajem, podzielenie się doświadczeniem, a nawet samopoczuciem (nie zapominając o empatii).

ETAP 2 / NA DRUGIM SPOTKANIU

  • Przedstawiam postępy pracy, najczęściej w formie prezentacji.
  • Jeżeli klient nie ma większych uwag, następuje moment wybrania wersji logo (o ile wersje logo zakładał budżet, umowa) oraz dyskusja nad nią.

Drugie spotkanie może mieć dwa oblicza – albo być jeszcze dłuższe, niż pierwsze, albo jeszcze krótsze, niż pierwsze. W żadnej z wersji nie ma nic strasznego (efekt wstrzelenia się w oczekiwania lub nie albo spowodowane kwestią decyzyjności), ale warto jednak o tym pamiętać, wybierając termin spotkania.

ETAP 3 / NA TRZECIM SPOTKANIU

  • Prezentuję logo, często posiłkując się wizualizacjami (mockupy).
  • Odbieram ostateczną (ale także później i mailową) akceptację.

Z doświadczenia wiem, że jednak nie każdy – nawet jeżeli chce logo – wie po co tak właściwie je zamówił… chociaż próbuję to wyjaśnić już na pierwszym etapie. Jakiś czas temu napisałam nawet o tym tekst! Zajrzyj do niego, jeżeli sam masz wątpliwości.

ETAP 4 / FINALIZACJA / SPOTKANIE RETRO

Po tym jak już odbiorę zapłatę za projekt i przekażę pliki, jeżeli obie strony są chętne, organizowane jest jeszcze jedno spotkanie podsumowujące, które nazywam „retro z projektu” (retrospekcyjne). Aktualnie nie zdarza się z klientami zbyt często (praca, praca i… kolejne rzeczy do zrobienia!), ale mam nadzieję, że w przyszłości będzie ich po prostu więcej. Jeżeli ta druga strona nie ma specjalnie czasu, proszę o feedback mailowy – czasami także po kilku tygodniach od zakończenia współpracy. W każdym razie – warto!


Podsumujmy. Spotkania i warsztaty mają na celu rozwiązywanie bieżących problemów oraz weryfikowanie postępów przy projekcie. Są szansą na zbudowanie pozytywnych relacji, są idealnym momentem do wymiany wiedzą i inspiracjami, ale i także ewentualnymi wątpliwościami, dołkami. Powinny pokazywać, że wszyscy jesteśmy ludźmi z dobrymi intencjami. Pełni pasji, zaangażowania i chęci osiągnięcia celu – stworzenia świetnego produktu lub usługi.

Jeżeli kwestia rozmów projektowych interesuje Cię bardziej, daj znać w komentarzu lub wyślij mi wiadomość na maila. Może zorganizujemy coś razem?


Ilustracje do tekstu: © Mimi Thian, Unsplash oraz © Headway, Unsplash